Podemos decir que la generación Millennial es la primera, en la historia de la humanidad, que ha podido insertarse en el mundo laboral trabajando desde donde quiera. Aunque nos parezca una locura, con una buena conexión a internet y un dispositivo que mantenga conectado al equipo, el 60% de las profesiones pueden cubrirse.  

Probablemente, sigamos relacionando «Teletrabajo» y «Covid-19» hasta que se encuentre una vacuna para esta pandemia. Aún así,  son muchas las empresas que, a pesar de haber implantado el teletrabajo obligadas por el estado de alarma, están empezando a considerar la reestructuración de su gestión del trabajo hacia un modelo más flexible. No obstante, las principales dudas de los responsables surgen, mayoritariamente, cuando hablamos de cómo acomodar estas prácticas de trabajo y que se beneficien empleadores y trabajadores, sin deshacernos del valor social y económico del espacio físico. 

Decantarse por un modelo mixto, entre trabajo presencial y teletrabajo, o bien por el teletrabajo a jornada completa, puede volverse una pesadilla si no se cuentan con las herramientas y la filosofía adecuada. Digamos que, no debemos mandar a nuestro equipo a trabajar desde casa si no le hemos enseñado  cómo hacerlo. Para evitarlo, hemos creado esta guía que reúne todo lo que necesitas para que la gestión del teletrabajo en tu empresa sea todo un éxito. 

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¿Qué es el teletrabajo? 

Por definición, según la RAE , teletrabajo significa: Trabajo que se realiza desde un lugar fuera de la empresa utilizando las redes de telecomunicación para cumplir con las cargas laborales asignadas. 

Hablamos también de trabajo en remoto cuando nos referimos a esta modalidad en la que no es necesario estar físicamente en la empresa. Puede realizarse a tiempo completo o parcial, pero al menos, un 50% de las tareas que realiza el empleado deben realizarse fuera de la oficina.

Diferencias entre teletrabajo y smart working 

A pesar de que a priori nos cueste entender  por qué llamamos diferente a dos modalidades de trabajo que se realizan fuera de la oficina, existe una característica principal de ambos que justifica la diferencia de términos. Esta diferencia la encontramos en el objetivo o enfoque. El teletrabajo se centra en el cumplimiento del horario laboral fijado previamente por la empresa y, en cambio, el smart working se centra en cumplir objetivos. Esta diferencia vuelve al smart working una modalidad de trabajo más flexible ya que tiene absoluta libertad de horario. Esto, no la exime de cumplir con la ley de horario en España. 

Digamos que lo que pretende el Smart Working no es que el trabajador trabaje un número de horas, sino que este cumpla con ciertos objetivos pactados. Hasta aquí parece fácil, pero para que el empleado pueda alcanzar los objetivos que se le exigen, la empresa tiene primero que entregarle todas las herramientas necesarias para su máxima productividad y rendimiento profesional. Decantarse por esta metodología de trabajo supone un reto tanto para el trabajador como para la empresa, entre los que se necesita una coordinación perfecta.  

Sin duda, podemos decir que el Smart Working es el resultado de la combinación del teletrabajo o trabajo en remoto y la aparición de las nuevas tecnologías. Es inviable hacer smart working sin contar con las herramientas adecuadas en la nube. Por ejemplo, algunas herramientas que resultan esenciales en esta modalidad de trabajo son: Portal del empleado, CMDB, gestor de tareas, publicación de nóminas digitales… Aquí la digitalización es imprescindible. 

Tipos de teletrabajo

Aunque la situación del Covid-19 nos ha obligado a conocer el teletrabajo desde casa existen otras formas de teletrabajar: 

Trabajo domiciliario o en domicilio: todo trabajo realizado desde la casa del empleado.

Trabajo móvil: es la combinación del trabajo en oficina y en domicilio. 

Trabajo en telecentro: existe una oficina habilitada por la empresa, diferente a la central, donde los empleados realizan algunas de sus actividades. 

Ventajas y desventajas del teletrabajo

Ventajas del teletrabajo para la empresa

Reduce el número de absentismo laboral y mejora compromiso por parte de los trabajadores: Al contrario de lo que se suele pensar, las personas que se decantan por teletrabajo presentan un mayor grado de compromiso con la empresa y autodisciplina. Además, al trabajar desde casa y ser el trabajador quien organiza sus horas y tareas, necesitará pedir menos días libres. 

Ahorro de costes en espacio, mobiliario y equipamiento: Es evidente que una de las ventajas del teletrabajo es poder prescindir de tener un espacio físico, incluso, que cuando lo tienes, pueda ser menor al requerido para el número de empleados contratados. No debemos pasar por alto que los costes operativos por mantenimiento también son significativamente menores.

Aumenta el alcance de profesionales con talento: tener una empresa que ofrezca teletrabajo desde casa y las herramientas para gestionarlo, amplía el radio a Recursos Humanos a la hora de buscar profesionales cualificados para cubrir los puestos vacantes. No olvidemos que podemos encontrar el talento que necesitamos en pueblos y ciudades alejadas de nuestra ubicación y que por motivos personales o laborales estos candidatos no pueden desplazarse. 

Aumenta la estancia de los empleados en la empresa: La satisfacción de los trabajadores con su situación en la empresa es detonante cuando estos planean su futuro. La flexibilidad que ofrece el teletrabajo en aspectos clave como: conciliación de la vida laboral y personal o disminución de gastos y tiempo perdido, reduce el porcentaje de rotación de trabajadores en las empresas y por tanto, afianza los equipos.

Mayor control de las tareas de los trabajadores: Aunque parezca contradictorio, al ser una modalidad que obliga en cierto modo a trabajar por objetivos, la gestión del teletrabajo requiere un seguimiento más exhaustivo de las actividades realizadas por cada empleado. 

Para ello, es imprescindible apoyarse en herramientas de gestión de tareas, proyectos y monitorización de objetivos. Por ejemplo, en Tenea-Talent contamos con estas que pueden ayudarte: 

Board: un organizador de tareas basado en el conocido método Kanban. Te permite crear tableros de actividades y asignarlas al miembro responsable del equipo. Visualizar las tareas divididas en columnas te ayudará en la gestión del tiempo y prioridad de los proyectos. 

Dashboard: herramienta que elabora un análisis gráfico de cada situación de la empresa de la que quieras obtener información. Te facilitará la monitorización de los objetivos implantados y la toma de decisiones creando informes que puedes compartir con otros departamentos. 

 Milestone: software para dirigir y controlar procesos de gestión de proyectos en todas sus fases, desde su inicio hasta su cierre. Te ayudará en el seguimiento del equipo determinando objetivos a corto y largo plazo teniendo en cuenta en las taras, el tiempo estimado y la prioridad. Esta herramienta es realmente completa, incorpora el reporte en gráficos del estado de cada una de las fases del proyecto. 

Desventajas del teletrabajo para la empresa

Cambio en la organización de la empresa: para que una empresa consiga implantar el teletrabajo de forma eficaz, necesitará hacer cambios en su sistema organizativo. Si no se reestructura de la forma adecuada puede provocar descontrol, falta de comunicación y frustración entre el equipo. 

Problemas con la ciberseguridad: Al conectarse cada trabajador a una red diferente, la empresa está más expuesta a ciberataques. No obstante, se puede evitar poniendo las barreras necesarias. 

Falta del sentimiento de pertenencia: Como consecuencia de la ausencia de contacto personal, crear lazos entre las relaciones de los miembros resulta más complicado. Se puede intentar subsanar concretando reuniones periódicas a través de videollamada.

No todos los trabajadores están preparados para teletrabajar: Cierto es que no nos han enseñado a teletrabajar y aún preconcebimos «trabajo» como una actividad de nuestro día a día que desempeñamos fuera de casa.

El departamento de Recursos Humanos puede ayudar a reducir este inconveniente ofreciendo una formación sobre teletrabajo y maneras de organizarse según las características y puesto de cada uno.