¿Cómo hacer un inventario de activos sin perder tiempo, cometer errores o depender de hojas de cálculo que nadie actualiza? Esta es una de las preguntas más frecuentes que se hacen las empresas cuando empiezan a crecer o necesitan poner orden en su infraestructura tecnológica. Ya sea una pyme o una gran organización, llevar un control detallado de los activos —como ordenadores, móviles, licencias de software o mobiliario— no es solo una buena práctica: es una necesidad.
Un inventario de activos es, en términos simples, el registro estructurado de todos los bienes físicos o digitales que posee una empresa. Esto permite saber qué se tiene, dónde está, quién lo usa y en qué estado se encuentra, facilitando decisiones más rápidas, evitando pérdidas y mejorando la eficiencia operativa.
Implementar este tipo de inventario no tiene por qué ser complejo. En este artículo te explicamos paso a paso cómo hacer un inventario de activos de forma práctica, organizada y sostenible en el tiempo, incluso si estás partiendo desde cero.
¿Qué se considera un activo en una empresa?
Antes de comenzar con el inventario, es fundamental tener claro qué se entiende por “activo” en una empresa, ya que no todos los bienes tienen la misma naturaleza ni el mismo tratamiento a nivel de gestión.
En términos generales, un activo es cualquier recurso que la empresa posee y que aporta valor en el desarrollo de su actividad. En el contexto de inventario de activos, hablamos sobre todo de los bienes que pueden identificarse, asignarse y controlarse a lo largo del tiempo.
Tipos de activos más comunes
A continuación, se detallan los principales tipos de activos que una empresa debería considerar al hacer su inventario:
- Hardware de TI: ordenadores portátiles, equipos de escritorio, servidores, routers, monitores, impresoras, proyectores, etc.
- Dispositivos móviles: teléfonos móviles, tablets, lectores de código de barras, etc.
- Licencias de software: sistemas operativos, suites ofimáticas, antivirus, licencias por usuario o por dispositivo.
- Periféricos y accesorios: teclados, ratones, cargadores, estaciones de acoplamiento, auriculares.
- Equipamiento de red: switches, puntos de acceso, firewalls, cableado estructurado.
- Equipos de oficina o mobiliario: escritorios, sillas, pizarras digitales, proyectores, etc.
- Activos intangibles vinculados: contratos de leasing, garantías o pólizas asociadas a los equipos.
Cada empresa puede tener una configuración distinta de activos según su sector, tamaño o estructura operativa, por lo que el inventario debe adaptarse a esa realidad.
Activos físicos vs. activos digitales
Es importante distinguir entre:
- Activos físicos: Son tangibles y se pueden ubicar en un espacio físico. Ejemplo: un portátil asignado a un empleado.
- Activos digitales o lógicos: No tienen una forma física, pero siguen siendo esenciales. Ejemplo: una licencia de software, una suscripción a un servicio cloud, una dirección IP asignada.
Aunque este tipo de activos no siempre se registran en el mismo sistema, un buen gestor de inventario permite asociar activos digitales a sus contrapartes físicas (por ejemplo, una licencia de Office a un portátil), facilitando una gestión completa y centralizada.
¿Por qué es importante hacer un inventario de activos?
Llevar un inventario de activos actualizado y bien estructurado no es solo una cuestión administrativa. Es una práctica clave para garantizar el control, la eficiencia y la sostenibilidad operativa de cualquier organización. A continuación, te explicamos las principales razones por las que deberías tomarte en serio esta tarea:
1. Control y trazabilidad
Saber qué activos tiene tu empresa, dónde están y quién los usa es fundamental para una buena gestión. Sin un inventario, los recursos pueden quedar desasignados, duplicados o incluso inutilizados sin que nadie lo sepa. Un sistema de inventario permite:
- Registrar y localizar cada activo de forma precisa.
- Saber cuándo se compró, a quién se asignó y en qué estado se encuentra.
- Detectar patrones de uso y rotación.
Esto se traduce en una trazabilidad completa del ciclo de vida del activo, desde su adquisición hasta su baja o reemplazo.
2. Reducción de pérdidas y fugas
En muchas empresas, especialmente con teletrabajo o equipos en movilidad, es común que desaparezcan portátiles, móviles o dispositivos sin control ni devolución formal. Un inventario bien gestionado ayuda a:
- Identificar activos “fantasma” (que deberían existir pero no aparecen).
- Minimizar la pérdida o extravío de equipos.
- Aumentar la responsabilidad individual mediante asignaciones claras.
Esto evita que la empresa incurra en costes ocultos por reposición innecesaria o pérdida de equipos no controlados.
3. Cumplimiento normativo y auditorías
Dependiendo del sector, muchas empresas deben cumplir normativas de seguridad, protección de datos o auditoría interna, como ISO 27001, RGPD o controles financieros. Un inventario detallado permite:
- Responder de forma ágil ante inspecciones o auditorías.
- Acreditar que los equipos están bajo control y actualizados.
- Justificar licencias, compras y asignaciones con documentación fiable.
Tener el inventario al día no solo mejora la transparencia, sino que evita sanciones y riesgos legales.
4. Ahorro en compras y mantenimiento
Muchas empresas compran más de lo que realmente necesitan, simplemente porque no saben lo que ya tienen. Un inventario actualizado permite:
- Evitar compras duplicadas o innecesarias.
- Reutilizar activos existentes antes de adquirir nuevos.
- Planificar renovaciones y mantenimientos de forma proactiva.
Esto genera un impacto directo en la eficiencia financiera de la empresa, reduciendo el gasto en tecnología mal gestionada.
¿Cómo hacer un inventario de activos paso a paso?
Realizar un inventario de activos puede parecer una tarea compleja al principio, pero con un enfoque estructurado y las herramientas adecuadas, se convierte en un proceso claro, repetible y eficiente.
A continuación, te explicamos cómo hacer un inventario de activos paso a paso, desde su planificación hasta su mantenimiento continuo:
Paso 1: Define el alcance del inventario
Antes de empezar a registrar activos, debes responder a una pregunta clave:
👉 ¿Qué activos vamos a incluir y con qué nivel de detalle?
Esto puede variar según el tamaño y necesidades de tu organización. Por ejemplo:
- Solo activos de TI (portátiles, móviles, licencias).
- Todos los bienes físicos de la empresa (mobiliario, maquinaria, vehículos).
- Activos en una sede específica o en toda la red.
Consejo: empieza por los activos críticos o más costosos y amplía gradualmente el inventario.
Paso 2: Establece una metodología de registro
Un inventario útil requiere datos consistentes. Define desde el inicio:
- Qué campos vas a registrar: nombre del activo, tipo, marca, modelo, número de serie, fecha de compra, estado, ubicación, responsable, etc.
- Cómo vas a identificarlos: códigos únicos, etiquetas físicas, códigos QR o RFID.
- Quién se encargará del registro: personal de IT, responsables de área, auditor interno.
Tip práctico: Usa plantillas o formatos predefinidos para asegurar uniformidad desde el principio.
Paso 3: Recolecta la información de los activos
Este paso implica recorrer físicamente las instalaciones (o consultar sistemas existentes) para identificar cada activo y capturar su información. Puedes hacerlo de forma:
- Manual, con formularios o planillas.
- Semiautomática, utilizando lectores de códigos de barras o escáneres.
- Automática, si tu herramienta de inventario tiene escaneo de red o integración con sistemas ya existentes.
Aquí también puedes tomar fotografías o digitalizar documentos relacionados (facturas, garantías).
Paso 4: Usa una herramienta de gestión o inventario
Aunque muchos comienzan con Excel, el control real se logra con un sistema específico. Un software de gestión de inventario de activos te permite:
- Centralizar todos los datos en una única plataforma.
- Asignar activos a personas, ubicaciones o áreas.
- Registrar movimientos, préstamos, reparaciones y bajas.
- Generar reportes y alertas automáticas.
Además, muchas soluciones permiten subir activos en lote, automatizar auditorías o integrarse con sistemas de compras y soporte IT.
Paso 5: Asocia responsables o ubicaciones
Cada activo debe estar vinculado a alguien o a algún lugar. Esto permite:
- Rastrear su uso.
- Aumentar la responsabilidad en el cuidado de los equipos.
- Facilitar procesos de devolución, préstamo o reemplazo.
Ejemplo: el portátil Dell XPS 13, con número de serie X1234, está asignado a Juan Pérez, del equipo de Marketing, ubicado en la oficina de Madrid.
Paso 6: Establece procesos de actualización continua
Un inventario solo es útil si está actualizado. De nada sirve hacer un esfuerzo inicial si después se olvida. Algunas recomendaciones:
- Establece un proceso de alta y baja de activos.
- Realiza auditorías periódicas (por ejemplo, cada trimestre).
- Automatiza notificaciones o alertas ante cambios.
- Involucra a los responsables de áreas en la validación del inventario.
Con procesos definidos, evitarás que el inventario se vuelva obsoleto o inconsistente.
Evita errores comunes y aplica buenas prácticas para mantener tu inventario de activos al día
Aunque hacer un inventario de activos es un paso esencial, mantenerlo preciso y actualizado en el tiempo es el verdadero desafío. Muchas empresas comienzan con buenas intenciones, pero terminan con una base de datos incompleta, obsoleta o directamente inútil para la toma de decisiones.
Aquí te mostramos los errores más frecuentes que debes evitar y las buenas prácticas que deberías adoptar para que tu inventario funcione de verdad.
🔴 Errores comunes al hacer y mantener un inventario de activos
1. No actualizar los registros
Uno de los errores más dañinos. Si los movimientos de activos (altas, bajas, traslados o asignaciones) no se registran en tiempo real, el inventario deja de reflejar la realidad. Esto genera confusión, pérdida de equipos y decisiones erróneas.
2. No asignar responsables
Un activo sin responsable claro es un activo sin control. Si no se asigna a una persona, área o ubicación, nadie responde por su estado, uso o devolución. Esto fomenta el deterioro, el extravío y la falta de seguimiento.
3. Inventarios duplicados o incompletos
Registros duplicados generan inconsistencias. Y los incompletos —por falta de datos como número de serie, estado, o ubicación— restan confiabilidad al sistema. La calidad del inventario depende de la precisión en la captura inicial y en las modificaciones posteriores.
4. Falta de trazabilidad
Sin un historial claro de cada activo (quién lo tuvo, dónde estuvo, qué mantenimiento recibió), la empresa pierde visibilidad sobre el ciclo de vida del equipo. Esto dificulta auditorías, reemplazos o decisiones de renovación.
✅ Buenas prácticas para mantener actualizado tu inventario
Ahora que conoces los errores más comunes, veamos cómo prevenirlos con acciones prácticas que marcan la diferencia:
1. Establece políticas internas claras
Define reglas sobre cómo se deben registrar los activos, quién es responsable de hacerlo y con qué frecuencia se deben revisar. Estas políticas deben formar parte de los procesos de onboarding, compras y soporte técnico.
Ejemplo: ningún equipo nuevo entra en servicio sin estar registrado y etiquetado correctamente.
2. Usa etiquetado físico con identificadores únicos
Coloca etiquetas en cada activo con un código único (preferiblemente con código QR o RFID). Esto permite identificar fácilmente cualquier equipo y vincularlo con su registro en el sistema, incluso durante auditorías físicas.
Ventaja: puedes escanear el código y ver toda la información del activo en segundos.
3. Automatiza tareas y usa notificaciones
Un buen software de inventario permite configurar alertas para:
- Renovaciones de licencias.
- Fechas de mantenimiento.
- Activos sin movimiento o con asignaciones vencidas.
- Auditorías programadas.
Automatizar tareas rutinarias reduce errores humanos y mejora la eficiencia operativa.
4. Realiza revisiones periódicas
Aunque la actualización debe ser continua, conviene realizar auditorías generales cada cierto tiempo (trimestral o semestral). Esto ayuda a validar la información, detectar activos no registrados y verificar que lo que está en el sistema coincide con la realidad física.
Hacer y mantener un inventario de activos no tiene por qué ser complicado. Con una metodología clara, buenas prácticas y la herramienta adecuada, puedes tener el control total de tus equipos, reducir pérdidas y tomar decisiones con información fiable.
Con nuestro gestor de activos, puedes registrar, asignar, localizar y auditar todos los activos de tu empresa de forma sencilla, centralizada y en tiempo real. Ya no necesitas hojas de cálculo desactualizadas ni procesos manuales.
Empieza a gestionar tus activos de forma inteligente y eficiente desde hoy.