Procedimiento para implementar con éxito un canal de denuncias en tu empresa

El propósito legal de contar con un canal de denuncia en todas las empresas de España antes de diciembre de 2023,  es no solo prevenir delitos y posibles abusos de poder, sino también garantizar una buena salud corporativa sin problemas legales. 

Tratándose de un tema delicado, la forma en que lo implementemos y comuniquemos a la plantilla será clave para convertirlo en una herramienta a favor de la empresa y la fidelización del talento interno.

En este artículo te detallamos el procedimiento para llevarlo a cabo con éxito y no descuidar ningún detalle que pudiera perjudicarte. Vamos allá.

Pasos para implementar el canal de denuncias en tu empresa

Definir responsables

Depende del tamaño de la empresa, para empresas grandes se deberá dividir por áreas y cada área una serie de gestores, pero en empresas medianas se puede definir un gestor por especialidad y se selecciona cada denuncia con su gestor correspondiente.

Definir la herramienta para el canal

Se puede realizar tanto de forma tradicional por escrito, pero no es recomendable debido a la lentitud y falta de eficacia a la hora de redactar y gestionar la denuncias, además que complica el anonimato, lo recomendable es un software de canal de denuncias que se realiza vía online, cumpliendo todos los requisitos legales además de mejorar el rendimiento de gestión de los responsables,

Definir el plan de comunicación

El tercer paso consiste en cómo se informará a los interesados acerca del canal de denuncias y cómo hacer llegar las denuncias a los gestores, debe ser una comunicación ágil y confidencial para poder evitar infracciones internas o externas en la empresa.

Definir un protocolo de actuación en función de la denuncia

No todas las denuncias son iguales, por eso en función de la tipología de denuncias se debe prever un protocolo de actuación y un gestor especializado para poder resolverlo de la forma más óptima posible.

Código ético

Es importante contar con un código ético frente a un posible conflicto de interés, en función de la gravedad de la queja puede que no entre en el estándar para el canal de denuncias, es importante que todos los empleados tengan en conocimiento qué es un conflicto de interés leve o una infracción legal grave.

Resolución de denuncia

Una vez aclarado qué denuncias deben entrar y cómo actuar, por último se debe definir cómo proceder ante la resolución de la denuncia, es importante actualizar al denunciante de la resolución y comunicarle los actos que se van a llevar a cabo para finalizar la reclamación.

¿Cómo debe ser un canal de denuncias para cumplir con la ley?

Es fundamental que el canal de denuncias a implementar en tu empresa cuente con lo siguiente: 

Para más información de cómo debe ser el canal de denuncias y cómo implementarlo puede contactar desde nuestro software canal de denuncias.

Tipos de denunciantes

El canal de denuncias no sólo debe estar habilitado para empleados, también debe ser accesible para proveedores y clientes, de esta forma permite reconocer los fallos de tu empresa para poder solucionarlo, tanto problemas internos como problemas externos, mejorando la calidad tanto del servicio como la del trabajo en tu empresa.

La empresa debe conocer todas las denuncias que están en curso, cuales están finalizadas y cuántas sin atender, es importante contar con un dashboard que permita el seguimiento de las denuncias y facilite a los gestores ver por departamentos cuales son las denuncias más frecuentes y qué medidas se han tomado para otras denuncias.

Tipos de denuncias

El canal debe informar sobre los posibles tipos de denuncias pero nunca limitarlo por sistema ya que el caso podría no encajar con ninguna categoría, los tipos de denuncias más habituales son los siguientes

Estafa

Las acciones recomendadas en el caso de estafa es la recopilación de evidencia, reúne toda la información relevante y documentación relacionada con la presunta estafa, como contratos, correos electrónicos, facturas, recibos u otros registros que respalden tu reclamo, después notifica a la empresa sobre tu preocupación y presenta tu reclamo por escrito. Proporciona detalles específicos y adjunta cualquier evidencia que respalde tu acusación de estafa

Fraude

Al igual que la estafa, es importante tener una serie de pruebas que puedas aportar que respalden tu reclamación y comunicarlo a la empresa para hacer saber lo sucedido.

Acoso laboral

En el caso de sufrir acoso laboral mantén un registro detallado de los incidentes de acoso laboral que has presenciado o experimentado. Anota las fechas, horas, lugares, descripciones de los eventos y cualquier otra información relevante. Esto te proporcionará evidencia tangible para respaldar tu denuncia. Posteriormente Revisa la política de la empresa sobre acoso laboral. Familiarízate con los procedimientos y protocolos establecidos para denunciar y abordar estas situaciones. Asegúrate de entender tus derechos y las opciones disponibles para buscar soluciones.

Una vez en conocimiento tus derechos y recopilado información comunica a través del canal de denuncias el acoso para poder resolver el problema.

Robo

Tan pronto como sea posible, recopila toda la información relevante sobre el robo. Esto incluye la descripción detallada de los objetos robados, el momento en que ocurrió y otras evidencias que puedas proporcionar, formaliza la denuncia en el canal de denuncias y un gestor procederá a la investigación del robo.

¿Es posible gestionar el software de canal de denuncias por un tercero?

El software si es posible implementarlo de una empresa externa, ahorrando así recursos y facilitando a los gestores de la empresa una herramienta profesional con la que trabajar de forma rápida y sencilla.

Cómo hemos plasmado en la infografía, el artículo 6 de la ley de la protección de informante recoge que es legal contar con una empresa externa para implementar el software siempre y cuando garantice el anonimato de los denunciantes y la confidencialidad.

Garantía de confidencialidad y encriptado

El software debe permitir hacer tanto la denuncia de forma pública (No significa que todo el mundo pueda acceder a la información de la denuncia) como totalmente anónima, por eso es muy importante que siga la ley de protección de datos.

Es importante remarcar que aunque los gestores tengan acceso a la información de la denuncia,menos el nombre del denunciante si lo desea realizar de forma anónima, están limitados por la ley al uso de la información de la denuncia.

Por supuesto, para las denuncias más graves los datos serán cedidos a las autoridades correspondientes.

El plazo que se conservan los datos será el necesario para la tramitación de la denuncia y no excederá de diez años. Los datos se eliminarán a los tres meses si la denuncia no sale adelante. 

En nuestro caso nuestro software de canal de denuncias está encriptado de extremo a extremo para garantizar la confidencialidad de los denunciantes. Obtén de manera gratuita nuestra plataforma de gestión de denuncias hasta 2024, de esta manera evitaras sanciones y mejorarás la salud corporativa.

Información que debe recibir el denunciante

Una vez realizada la denuncia el denunciante debe tener en conocimiento los plazos de respuestas de la denuncias, que varian en función del departamento y carga de trabajo.

Debe tener en conocimiento también los plazos de resolución, marcados por la ley, que pueden ir de tres meses los más simples hasta un año los más complejos.

Una vez finalizada y solventada la denuncia, el denunciante debe conoces que acciones correctivas se han impuesto para solucionar la denuncia.

Te explicamos cómo funciona nuestro canal de denuncias

Para empezar, como denunciante podremos acceder a un enlace público que no se puede rastrear para formalizar la denuncia, una vez redactada la denuncia obtendremos un enlace para el seguimiento de la denuncia y deberemos crear una contraseña para poder acceder a la denuncia, de esta forma podremos contactar con el gestor y añadir más información

por parte del gestor le saltará en el buzón de denuncias una notificación de nueva denuncia que podrá comenzar a gestionar y podrá contactar con el denunciante de nuevo para aclarar los sucesos y poder resolver la denuncia.

Para más información de cómo funciona y cómo implementarlo gratis puede contactar con nosotros desde tenea-talent.