Software reserva de puestos de trabajo

El hot desking es un modelo de organización de la oficina en el que los empleados no tienen escritorio asignado: reservan un puesto disponible cada día que acuden a la oficina.

Frente al puesto fijo, optimiza el uso del espacio, reduce los costes de superficie y fomenta la colaboración entre equipos. Para funcionar bien necesita un software de reserva que muestre la disponibilidad, evite conflictos y mida la ocupación real.

El proceso tiene cinco pasos: el empleado accede a la app con sus credenciales corporativas, consulta la disponibilidad en el mapa de la oficina, selecciona el puesto y el tramo horario, confirma la reserva y recibe la confirmación al instante. Al llegar, hace check-in con un código QR.

Si necesita cancelar, el puesto se libera automáticamente y queda disponible para otro compañero, manteniendo la ocupación siempre actualizada.

En el hot desking el empleado toma cualquier puesto libre al llegar, sin reserva previa obligatoria. En el hoteling reserva por adelantado un puesto concreto para una fecha y franja, como quien reserva un hotel. En el puesto asignado cada persona tiene su mesa fija permanente.

Un buen software combina los tres modelos: permite puestos fijos para quien los necesita, hoteling para reservas planificadas y hot desking para la flexibilidad del día a día.

Desde la app móvil (iOS y Android), desde el navegador web o directamente desde su propio calendario. Pueden reservar sobre el plano de la oficina o filtrando por día, tramo horario, ubicación y características del puesto.

Todo queda recogido en su perfil personal, con las reservas pendientes y el histórico, para que nunca haya dudas antes de ir a la oficina.

Sí. El sistema se sincroniza con Outlook, Google Calendar y Office 365, de modo que las reservas aparecen junto al resto de la agenda y se evitan choques de horario.

También admite Single Sign-On con Azure, Directorio Activo de Windows y Google, para que el equipo acceda con sus credenciales habituales sin gestionar nuevas contraseñas.

Los paneles muestran la ocupación real frente a las reservas, los recursos más y menos usados, los usuarios más activos y la proporción de presencial frente a teletrabajo. La capa de inteligencia artificial resume tendencias y anticipa picos de demanda.

Con esos datos, RRHH y facility management deciden con criterio sobre clima laboral, eficiencia del espacio, ahorro energético o la necesidad real de superficie, y exportan informes para dirección en un clic.

Sobre todo las organizaciones con trabajo híbrido, las tecnológicas y startups en crecimiento, las consultoras con personal en cliente, las empresas multi-sede y las agencias creativas. En general, cualquier oficina donde los puestos no estén ocupados al 100% cada día.

El criterio práctico: si pagas metros que se quedan vacíos con frecuencia, la reserva de puestos y el hot desking te ahorran costes y mejoran la experiencia del equipo.

Las demos con nuestro equipo son completamente gratuitas y en remoto: las solicitas el día y la hora que mejor te vengan, y te acompañamos en todas las que necesites antes de contratar.

El soporte de funcionamiento de la plataforma está disponible 24 horas los 365 días del año, y el soporte de producto de lunes a viernes de 8:00 a 18:00 (CEST). Ambos son gratuitos.