¿Qué es y cómo funciona un sistema de reservas de escritorio y mesas?

Sistema de reservas de escritorio y mesas, los beneficios que aporta y cómo incorporarlo a las empresas.

¿De qué hablamos?

¿Qué es?
6 beneficios de implementar un sistema de reservas
¿Cómo funciona?

¿Qué es?

Un sistema de reservas de escritorios y mesas de oficina es una herramienta utilizada para administrar y organizar la asignación de espacios de trabajo en un entorno de oficina compartido. El principal objetivo es optimizar la utilización de los recursos y el espacio disponible, asegurando que los empleados tengan acceso a los escritorios y mesas cuando lo necesiten.

Con el teletrabajo se ha reducido el número de empleados que van a la oficina, pero si no está controlado puede darse el caso de encontrar la oficina con todos los espacios llenos, por eso es útil un sistema digital que permita reservar mesas, salas, despachos, taquillas y de esta manera poder organizar de manera óptima el espacio en la oficina sin imprevistos.

6 beneficios de implementar un sistema de reservas

Entre muchas funciones y ventajas que aporta un sistema de reservas en el trabajo hemos decidido destacar los principales beneficios clave que aporta nuestro software de reservas de escritorios y mesas de oficina:

Reservas eficientes: Permite a los empleados reservar escritorios y mesas según sus necesidades. Pueden programar su espacio de trabajo de antemano, lo que les proporciona la tranquilidad de tener un lugar asegurado cuando lleguen a la oficina.

Gestión centralizada: El sistema proporciona una plataforma centralizada para gestionar todas las reservas. Los administradores pueden ver y controlar el uso de los espacios, realizar ajustes según sea necesario y evitar conflictos.

Flexibilidad: Los empleados pueden elegir entre diferentes opciones de escritorio, mesa o sala, como escritorios individuales, mesas compartidas o áreas de colaboración. Esto brinda flexibilidad para adaptarse a diferentes estilos de trabajo y necesidades específicas de cada individuo o equipo.

Optimización del espacio: Al recopilar datos sobre el uso de los escritorios y mesas, el sistema permite a los administradores analizar y optimizar la disposición del espacio. Pueden identificar áreas subutilizadas o superpobladas y realizar ajustes para maximizar la eficiencia y la productividad del entorno de trabajo.

Integración con otros sistemas: El sistema de reservas puede integrarse con otras herramientas y sistemas utilizados en la oficina, como calendarios corporativos, sistemas de gestión de turnos o aplicaciones de comunicación interna. Esto garantiza una experiencia de reserva fluida y una mayor eficiencia en la gestión de la oficina en general.

Notificaciones y recordatorios: Los usuarios reciben notificaciones y recordatorios automáticos sobre sus reservas, lo que les ayuda a recordar sus asignaciones y evitar olvidos. También pueden recibir actualizaciones en tiempo real sobre cambios en las reservas o disponibilidad de espacios.

Estos 6 beneficios son los principales que destacamos, entre muchos otros, de un sistema de reservas digital, puede consultar cualquier duda o pregunta referente al sistema de reservas de mesas y escritorios en tenea-talent.

Además podrás integrarlo con otros gestores como es el gestor de turnos o el sistema de gestión de vacaciones.

Incorpora en tu empresa un sistema de reservas

Personalizamos el plano de tu oficina adaptándolo a nuestro sistema de reservas para que tus empleados puedan visualizar y gestionar sus reservas de forma sencilla.

Quiero saber más

¿Cómo funciona?

Un sistema de reservas de gestión de mesas y escritorios permite a cualquier usuario de la empresa poder seleccionar el espacio que desea el tiempo que solicite, en tenea talent con nuestro software de gestión de espacios y puestos de trabajos hemos implementado un mapa visual para poder seleccionar de forma más fácil e intuitiva el espacio que desees solicitar, ya sea una mesa, un despacho, una sala de reuniones, incluso parking y taquillas.

Nuestro sistema funciona de la siguiente manera, comenzamos por seleccionar en qué oficinas vamos a realizar la reserva, una vez seleccionado aparece el mapa de la oficina con los sitios que están disponibles, los que están ocupados y por quién, los que están solicitados, pero no aprobados y otras selecciones más, una vez seleccionado el espacio, fecha y horas que se desee reservar queda pendiente la confirmación y ya estaría realizada la reservas.

Sistema de reservas de escritorio y mesas — Plano de reservas de una oficina

Es una función sencilla pero muy útil tanto para los empleados como para los directores para facilitarle el día a día en la rutina, si desea probar de forma gratuita el sistema de reservas de oficina puede contactar con nosotros a través de este enlace.